Ajude o leitor - estruture seus pensamentos na forma de uma pirâmide

Ao preparar o documento, muitos representam seu conteúdo futuro, mas não possuem um plano concreto - o que dizer e como formulá-lo. Eles apenas começam a escrever, esperando que a estrutura surja por conta própria. O resultado é uma narrativa errática que o leitor terá que entender.

O motivo prefere a ordem. Ele até organiza dados aleatórios em uma determinada ordem.

Exemplo. Os gregos antigos viam nos aglomerados de estrelas figuras de animais, em vez de pontos promíscuos.

Lendo, uma pessoa tenta automaticamente organizar informações na forma de uma pirâmide, cuja base são justificativas e argumentos que confirmam as conclusões. Nesta forma, o leitor é mais fácil de "digerir" a informação.

Exemplo. “Os assentos estavam frios. Eu quase briguei. Itália perdeu. Foi uma partida de futebol realmente terrível. ” Essa "história" é muito mal estruturada, pois a idéia principal é indicada apenas no final.

De acordo com a estrutura da pirâmide, uma generalização é introduzida primeiro e, em seguida, é apresentada uma argumentação. A história acima é mais fácil de entender se você a estruturar de maneira diferente.

Exemplo. "Foi uma partida de futebol realmente terrível: assentos frios, eu quase briguei e a Itália perdeu."

Agrupe idéias semelhantes e depois expresse cada grupo em uma frase

Ao construir uma pirâmide, use a abordagem de baixo para cima: primeiro liste todas as teses, agrupando aquelas que levam à mesma conclusão. Em seguida, expresse cada grupo em uma frase. Cada uma dessas generalizações é o topo da pirâmide.

Repita o procedimento para os demais grupos. Como resultado, a idéia principal de todo o documento será expressa em uma frase. Sua pirâmide está pronta.

Exemplo. As teses “nossa base de clientes está crescendo”, “cada cliente compra mais” e “aumentamos nossos preços” podem ser expressas em uma frase: “nossas vendas estão crescendo”. Em seguida, você pode agrupar essa generalização com outras pessoas, por exemplo, com "nossos custos fixos são reduzidos" e "nossos custos variáveis ​​são reduzidos" e expressar esse novo grupo com uma frase geral: "nossos rendimentos estão crescendo".

O agrupamento e o resumo são simples, mas você precisa seguir as regras básicas:

1. Qualquer pensamento expresso em uma pirâmide deve ser uma breve descrição de teses agrupadas. Nunca use generalizações sem sentido, como "existem três razões para entrar no mercado austríaco". Este é um rabisco extra, pois o autor não se preocupou em generalizar três razões para o leitor.
2. Os resumos de qualquer grupo devem ser logicamente semelhantes e no mesmo nível de abstração. Ou seja, um grupo não pode consistir em “maçãs”, “frutas” e “mesa”: a maçã e a mesa não são logicamente semelhantes e “fruta” é um termo abstrato que se refere a um nível mais alto da pirâmide.

Justificativa: tire conclusões da cadeia de dados usando dedução

Qualquer generalização na pirâmide deve levantar uma pergunta do leitor, cuja resposta será dada posteriormente. A resposta é formulada pelo método de dedução.

Dedução é um processo de raciocínio no qual as conclusões são tiradas de suposições.

Exemplo. A partir das suposições "todas as pessoas são mortais" e "Golias é um homem", segue-se que "Golias é mortal". Então você pode resumir todo o processo de raciocínio dedutivo: "Golias é um homem, ele é mortal".

Para recomendações, use a ordem de dedução reversa.

Exemplo. “Temos que contratar um candidato que saiba ler. O candidato A pode ler. Portanto, devemos contratar o candidato A. ” Portanto, a ordem suposição-suposição-conclusão oculta as informações principais até o fim.As recomendações geralmente se beneficiam da ordem inversa: "Precisamos contratar o candidato A, porque precisamos de alguém que possa ler, mas ele possa."

Apesar de o raciocínio dedutivo ser um processo direto e natural, ele não deve ser usado em raciocínios complexos, nos quais vários níveis de justificativa são necessários para confirmar as suposições.

Se você tentar justificar a conclusão de um documento complexo por dedução, é provável que a primeira suposição tenha vários níveis de justificação pelos quais o leitor terá que "passar" para abordar a segunda suposição. Essa lógica é muito difícil de seguir.

Justificação: tire conclusões de um grupo de teses semelhantes por indução

Se a generalização na pirâmide não puder ser confirmada por dedução, use uma forma mais criativa de raciocínio - indução. A indução tira uma conclusão de um conjunto de idéias, em certo sentido, semelhantes.

Exemplo. A conclusão "Einstein era um gênio" é confirmada por generalizações como "estudou a teoria da relatividade", "estudou a gravidade" e "estudou a constante cosmológica".

Na indução, a ordem lógica dos argumentos não é tão óbvia quanto na dedução. Para tornar a ideia intuitiva para o leitor, a ordem deve ser determinada com base no agrupamento. Se você agrupou partes do todo, por exemplo, divisões da empresa, organize-as com base em sua estrutura, semelhante à estrutura da organização.

Use o princípio MECE (o princípio de disposições mutuamente exclusivas e conjuntamente exaustivas). Ou seja, as divisões da empresa não duplicarão funções em várias divisões, mas, ao mesmo tempo, as partes combinadas descreverão a organização sem perder nada.

Se o agrupamento consistir em recomendações, organize-as em ordem cronológica, começando pela primeira.

Exemplo. Ao resumir “Contrate um novo assistente”, a ordem de agrupamento: “Coloque uma vaga, convide candidatos para uma entrevista, tome uma decisão sobre a contratação”.

Se você classificou elementos com base em certas características comuns, organize-os de acordo com o nível de característica em cada elemento.

Para fazer recomendações, aborde o problema de um ponto de vista sistemático e visualize-o usando árvores lógicas

Os documentos comerciais geralmente oferecem recomendações para resolver um problema. Use o processo direto de solução de problemas para fazer recomendações.

1. Identifique o problema em termos claros e mensuráveis.

Exemplo. “A fábrica perde três horas de trabalho todos os dias; como isso pode ser evitado? "

2. Descubra exatamente qual é o problema.

Exemplo. "O problema não está nas pessoas ou nas matérias-primas, mas nos equipamentos: se decompõe todos os dias."

3. Aprofundar - descubra por que o problema existe.

Exemplo. "Os atendentes não são treinados adequadamente." Isso permite identificar ações para resolver o problema. Por exemplo, "Designe professores responsáveis ​​ou convide professores externos".

Para resolver um problema, você pode visualizá-lo usando uma árvore lógica. Uma árvore lógica é um diagrama simplificado de conexões que se ramificam da esquerda para a direita.

Exemplo. Árvore de lucro: a palavra "lucro" forma um tronco de árvore e é dividida em dois ramos: "Vendas" e "Custos". "Despesas" se ramificam em "Constante" e "Variáveis" etc.

No final, a árvore será tão detalhada que os problemas e suas fontes se tornarão aparentes. Neste exemplo, você pode entender que os lucros são reduzidos devido ao aumento dos custos de certos materiais.

Estruture recomendações com base no resultado que você pode alcançar

Você encontrou uma solução para o problema do leitor. Agora você precisa convencê-lo a agir. Faça recomendações da forma mais convincente possível.

Ao fazer uma recomendação, você faz uma proposta de ação com o objetivo de alcançar o resultado desejado.Agrupe ações com base no resultado que você está tentando alcançar e descreva-a para que você possa entender mais tarde se ela foi alcançada.

Exemplo. O leitor quer aumentar seus lucros.

As recomendações mal estruturadas são assim:

1. Indicadores de estudo:

• produtividade da planta;
• satisfação do cliente.

2. Conduza o treinamento com mais frequência:

• pessoal da planta;
• equipe de vendas.

Existem dois problemas principais nessa estrutura: primeiro, embora as ações agrupadas tenham uma semelhança externa, elas visam alcançar resultados diferentes; segundo, os resultados desejados precisam ser detalhados para julgar posteriormente se foram alcançados.

Assim, a seguinte estrutura é mais clara e convincente:

1. Aumento de 5% nas vendas no próximo trimestre:

• examinar a satisfação do cliente;
• Ensine sua equipe de vendas com mais frequência.

2. Redução dos custos de produção em 2% no próximo trimestre:

• estudar a produtividade da planta;
• Ensine os funcionários da fábrica com mais frequência.

As ações agora são agrupadas com base nos resultados desejados. Posteriormente, pode-se facilmente julgar se os objetivos foram realmente alcançados.

Use a introdução para informar ao leitor sobre os principais pontos do documento nos primeiros 30 segundos de leitura.

Cada documento deve começar com uma breve introdução para alimentar o interesse do leitor e preparar o cenário para a solução do problema.

A maneira mais fácil de despertar o interesse do leitor e ajudar a focar no documento é apresentar a introdução na forma de uma história. Comece com uma descrição da situação (situação atual), identifique o problema e, finalmente, sugira uma solução.

Exemplo. Situação - “A ArgonEx está considerando investir em novas minas na Áustria.” Problema: “É difícil entrar na ArgonEx em um novo mercado.” Para que o leitor concorde prontamente com suas declarações, a situação e a complexidade devem ser familiares para ele.

O problema deve causar ao leitor perguntas como "O que precisa ser feito?". O texto principal do documento contém uma resposta detalhada a essa pergunta, mas nos primeiros 30 segundos de leitura, uma idéia geral da sua opinião deve se desenvolver.

Na introdução, você expressará o ponto principal, bem como os argumentos mais importantes:

Exemplo. “(Destaques) A ​​ArgonEx pode entrar no mercado austríaco adquirindo um participante existente no mercado, porque (1) as licenças de mineração raramente são emitidas para empresas estrangeiras, (2) empresas de mineração locais são vendidas a baixo custo e (3) os concorrentes sofreram grandes perdas em situações semelhantes tentando agir por conta própria ".

Use cabeçalhos e formatação para demonstrar a estrutura da pirâmide.

Para guiar o leitor pela estrutura da pirâmide, primeiro demonstre-o. O método mais popular são os títulos que indicam níveis e grupos de idéias. Use recuos para enfatizar os níveis da pirâmide; números decimais também são frequentemente adicionados (1, 1.1, 1.1.1). Exemplo:

Nome do documento

Aqui eles escrevem uma introdução e indicam o argumento principal, bem como as idéias principais das seções.

1. A primeira seção

Sempre imagine qualquer grupo de títulos e pontos-chave.

1.1 Primeira subseção

A ideia desta subseção é suportada pelos seguintes parágrafos numerados.

1.1.1 Confirma a ideia da primeira subseção

1.1.2 Confirma a ideia da primeira subseção

1.2 Segunda subseção

2. A segunda seção

2.1 Primeira subseção

2.2 Segunda subseção

Como regra geral, os leitores leem os cabeçalhos fluentemente, portanto, não é necessário investir neles a idéia principal. Mantenha-os curtos, expressando a essência da seção. Quando o uso de cabeçalhos parecer formal demais, tente destacar os principais pontos, argumentos etc. no texto.

Em mensagens muito curtas, o recuo é a maneira mais apropriada de transmitir uma estrutura simples. Exemplo:

Para ligar na segunda-feira, preciso dos seguintes dados para o Japão:

• Volume de vendas
• Despesas
• Tendências de mercado

Use transições claras entre grupos de argumentos para que o leitor não perca um fio

Até a estrutura mais lógica da pirâmide é inútil se o leitor não a acompanhar. Movendo-se entre seções e subseções, o leitor deve saber quando a transição ocorre. Uma maneira é indicar as principais conclusões da anterior no início de uma nova seção.

Exemplo. Se no último capítulo houver uma generalização “O ArgonEx possui muitos estoques”, o próximo capítulo sobre logística pode ser iniciado da seguinte forma: “Além de muitos estoques, os processos logísticos do ArgonEx são ineficazes”. Assim, o leitor entenderá que você mudou para um novo sub-segmento da pirâmide.

Se o capítulo for particularmente longo e complexo, complete-o com um breve resumo dos pontos principais antes de prosseguir.

Se o documento consistir em recomendações, você poderá concluí-lo com uma seção simples e praticável "Ações adicionais".

A coisa mais importante

Estruture completamente seus pensamentos antes de começar a escrever.

Como estruturar idéias de maneira eficaz

• Ajude o leitor - construa pensamentos na forma de uma pirâmide;
• Agrupe idéias semelhantes e depois expresse cada grupo em uma frase;
• Justificativa: tirar conclusões da cadeia de dados usando o método de dedução;
• Justificação: tire conclusões de um grupo de pontos semelhantes por indução.

Como fazer recomendações úteis

• Aborde o problema de um ponto de vista sistemático e visualize-o com a ajuda de árvores lógicas;
• Estruture suas recomendações com base no resultado que você pode obter com elas.

Como expressar a estrutura desejada em palavras

• Use a introdução para informar ao leitor sobre pontos-chave nos primeiros 30 segundos de leitura;
• Use cabeçalhos e formatação para demonstrar a estrutura da pirâmide;
• Use transições claras entre grupos de argumentos para que o leitor não perca o encadeamento.