"Como colocar as coisas em ordem": um resumo do livro de Allen // Briefs * Nonfixing

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Como colocar as coisas em ordem sem perder a calma

O método Getting Things Done (ou GTD) baseia-se em ponderar os resultados e definir os "próximos passos". A idéia principal do GTD ajuda a definir claramente o objetivo e, em seguida, a cada passo para alcançá-lo. O método é adequado para organizar apresentações no trabalho e para planejar compras de Natal.

Cada tarefa deve ser pequena para que você possa resolvê-la rapidamente, e a falta de tempo ou motivação não pode impedi-lo. Essa abordagem ajuda a alcançar todos os seus objetivos na vida, ajuda a evitar o estresse.

Ao organizar projetos usando o método GTD, você estará sempre pronto para começar a trabalhar em uma tarefa imediatamente, independentemente do que está acontecendo ao redor e onde você está. O GTD torna o próximo passo tão fácil para você que você não deseja adiar.

Neste livro, você encontrará algumas ferramentas simples que podem ser usadas para trabalhar efetivamente e manter uma mente sóbria; bem como recomendações sobre qual atitude precisa ser desenvolvida para implementar os princípios básicos do GTD.

Seu cérebro é uma ferramenta de pensamento, não um dispositivo de armazenamento

Ser bem sucedido em seu trabalho significa ser um bom organizador. Isso é especialmente importante para os trabalhadores mentais, para quem manipular dezenas de tarefas e projetos é simultaneamente uma realidade cotidiana. Dificuldades surgem quando a linha tênue entre nossa vida pessoal e profissional é embaçada. Isso ocorre porque nosso cérebro está tentando descobrir problemas não resolvidos e nos lembra deles no momento mais inoportuno - mesmo se preferirmos lidar com eles mais tarde.

Para manter todas as informações complexas sobre a vida sob controle, muitos de nós tratam nosso cérebro como uma gaveta ou notebook. Nós abusamos do nosso cérebro, forçando-o a armazenar todos os tipos de informações. Entupindo nossas cabeças com informações sobre tarefas inacabadas, próximas reuniões e outros compromissos, estamos desperdiçando de forma imprudente a capacidade de pensar de nosso cérebro, o que dificulta a concentração no trabalho real.

Para trabalhar da maneira mais eficiente possível, precisamos libertar nossa mente de tudo o que não está relacionado à tarefa que realizamos em um determinado momento no tempo. Use 100% da capacidade da sua mente para se concentrar na tarefa.

Se você quer pensar com clareza, precisa de uma "cesta de coleta de material" confiável além de sua mente

Nosso cérebro tem uma propriedade irritante - nunca nos deixa esquecer do que precisamos cuidar. Somos constantemente "bombardeados" com novas informações, que também ocupam um lugar em nossa mente. Toda nova idéia, toda memória e todo problema que esquecemos de resolver nos distrai do negócio principal.

Sempre use o chamado “cesto para coletar material”: um lugar fora da sua mente onde você pode colocar qualquer informação ou idéia estranha. Você saberá exatamente onde encontrar as informações mais tarde, quando tiver tempo para isso. Isso permite que você se concentre completamente em escrever uma carta, conversar com um colega ou cortar a grama.

Sua “cesta de coleta de material” pode ser um bloco de notas, listas em seu computador / telefone ou até caixas em que você pode colocar objetos e documentos. Sua cesta (ou cestas) para coletar material deve estar localizada nas proximidades - para que seja fácil extrair informações que, de outra forma, você acumularia em sua mente.

Retire o lixo - esvazie todos os "cestos" externos semanalmente

Para que o sistema funcione sem problemas, você deve apoiá-lo. Desenvolva o hábito de revisar e esvaziar a cesta uma vez por semana. O sistema “cesta para coleta de material” funciona porque deixa a mente descansada com a confiança de que não perderá nem esquecerá nenhuma informação importante.

Se o sistema não for atualizado, ele deixa de ser confiável, e o cérebro fica alerta e deixa de confiar nele. Assim que isso acontecer, a mente subconsciente voltará a se distrair com problemas não resolvidos e tarefas inacabadas. Você deve considerar cuidadosamente todas as suas tarefas e colocar as coisas em ordem, guiadas pelas seguintes regras:

Risque as tarefas sem importância da lista.
Se você puder resolver o problema rapidamente (em dois minutos ou menos), faça-o imediatamente.
Mantenha informações importantes em um local seguro. Se for uma reunião, projeto ou tarefa específica, transfira-a para a lista apropriada.
A “limpeza regular do cesto” é a única maneira de garantir um desempenho confiável e evitar o estresse.

Esvaziando a “cesta”, classifique o material por listas

Não importa como o material em sua "cesta" seja diferente, você não precisará classificá-lo e classificá-lo em "caixas" ou listas separadas.

A maioria das listas de tarefas não funciona porque se transformam em "vinagrete" de tarefas, pensamentos e informações. As listas devem incluir apenas tarefas específicas e possíveis, mas escrevemos tudo indiscriminadamente e, portanto, é muito fácil perder de vista as tarefas individuais possíveis.

Como organizar itens em sua cesta?

Exclua tudo que é insignificante, resolva pequenas tarefas e adicione reuniões ou prazos ao seu calendário.
Se este for um trabalho complexo (isto é, requer a implementação de várias tarefas específicas), inclua-o no projeto com um objetivo claro.
Todas as outras tarefas devem ser incluídas na lista Próximas ações.

A Lista de projetos fornece uma visão geral de todos os seus projetos em andamento.

Os projetos são um componente essencial de qualquer sistema de melhoria de produtividade. Um projeto é um resultado desejado que requer ação em várias etapas. Para determinar em quais tarefas o projeto deve consistir, imagine o resultado que você deseja alcançar e descreva o resultado desejado em uma frase. Pensar no resultado ajuda a formular tarefas específicas que o aproximarão da consecução do objetivo do projeto.

A lista contém todos os projetos que devem ser concluídos em um futuro próximo. Isso o ajudará a rastrear e controlar todos os projetos em andamento, aumentar a produtividade e relaxar.

Atualizando a lista semanalmente, verifique se cada projeto está programado passo a passo. Todas as ações que compõem o projeto se enquadram na lista de "Próximas ações". São tarefas específicas que podem atingir qualquer objetivo.

Substitua sua lista de tarefas diárias pelo calendário e pela lista de próximas ações.

As listas diárias de assuntos atuais são ineficazes - distorcem seu senso de tempo, enganam você e fazem você acreditar que realmente tem tempo para fazer tudo isso em um dia. Esse planejamento irrealista leva à decepção, à perda de tempo e ao fracasso, ao que você está fazendo com antecedência.

Um método muito mais eficaz é trabalhar com o calendário e as listas de próximas ações. O calendário serve apenas a um propósito: registrar compromissos. Tudo relacionado a um determinado dia ou hora - uma reunião ou uma consulta médica - deve ser registrado em um calendário.

Coloque todas as outras tarefas ou etapas específicas na lista Próximas ações. Ele permite que você decida rapidamente quais tarefas são mais relevantes e se você tem tempo para resolvê-las.

Não importa onde você esteja, você deve sempre ter uma lista de "Próximas ações" com você. Isso lhe dará a oportunidade de escolher qual tarefa faz sentido resolver.

Se você tiver tarefas bem planejadas e pré-selecionadas, não será difícil decidir qual delas faz sentido.Imagine que você está no aeroporto e seu voo está atrasado em uma hora. Nessa situação, pergunte-se:

Que tarefa devo escolher agora?
Que tarefa posso concluir no tempo previsto?
Para que tarefa eu tenho energia suficiente em um determinado momento?
Qual tarefa tem a maior prioridade?

Se você tiver muitas tarefas planejadas, faz sentido distribuí-las por várias listas e repositórios. Por exemplo, uma lista pode ser armazenada em um smartphone e a outra em um computador. Depois de classificar as tarefas dessa maneira, você saberá qual delas poderá executar enquanto estiver em sua mesa ou em uma reunião ou enquanto espera no aeroporto.

As listas de espera serão úteis ao trabalhar com outras pessoas.

Todos os projetos atuais devem ser listados na lista Projetos. Ao usar a lista "Próximas ações", você pode garantir um trabalho consistente nas tarefas, cada uma das quais aproxima seus projetos da conclusão.

Na maioria dos casos, você deve confiar em outras pessoas responsáveis pelas partes individuais de cada projeto. Mas isso não significa que você deve abrir mão do controle sobre o andamento de qualquer um dos seus projetos.

Sempre que você depende do trabalho de outras pessoas - espera um relatório de alguém para continuar trabalhando na apresentação - vale a pena manter uma lista de "Pendente". Assim, você pode observar tudo o que as outras pessoas devem fornecer, juntamente com os prazos.

Ao atualizar esta lista toda semana, você verá quem e como está fazendo o trabalho deles. Você terá uma nova tarefa específica: lembrar essa pessoa da obrigação.

Se essa tarefa não levar mais de dois minutos, faça-a imediatamente. Caso contrário, adicione-o à lista "Próximas ações" ou a uma das listas mais específicas e, de maneira amigável, lembre à pessoa que você ainda está aguardando o relatório.

Salvar informações para um dia específico em um calendário ou arquivo

Você pode planejar muitas coisas com antecedência, mas às vezes precisa esperar por certas informações antes de transformar os materiais da sua “cesta” em tarefas ou reuniões específicas.

Exemplo. Se você está planejando uma feira interessante, pode esperar um pouco e ver seus participantes antes de decidir se faz sentido participar dela. Se essas informações não estiverem disponíveis para você com antecedência, é melhor adiar a decisão.

Nos casos em que você não tem escolha e precisa planejar tudo no último minuto, as seguintes estratégias serão úteis:

Defina um lembrete para um dia específico no calendário.
Mantenha um arquivo que ajude a acessar as informações corretas no momento certo.

Um arquivo de cartão é um sistema muito preciso e lógico. É composto por 43 arquivos: 31 arquivos para os dias do mês e 12 para os meses do ano. Todos os dias você poderá verificar documentos, lembretes ou materiais "enviados" para si mesmo.

Para que o sistema funcione, você deve usá-lo e atualizá-lo diariamente, e isso é o mais difícil.

Para idéias que possam se tornar relevantes no futuro, adicione-as à Lista Uma vez / Talvez.

Esta lista inclui tudo o que não está nas listas de "Próximas ações" ou "Projetos", mas que não deve interferir na cabeça. A lista Uma vez / Possivelmente contém todo o material que você ainda não transformou em idéias ou tarefas específicas. Não subestime seus benefícios. Permite rastrear idéias de projetos que podem ser extremamente importantes no futuro. As idéias desta lista podem ser divididas em grupos. Por exemplo:

“Viagens que eu gostaria de fazer”;
“Vinhos que eu gostaria de experimentar”;
"A música que eu gostaria de ouvir."

Como as listas "Próximas etapas", "Uma vez / Talvez", o ajudará a encontrar as informações necessárias no momento certo. As listas são mais confiáveis que a sua própria memória.

A lista Uma vez / Possivelmente deve ser revisada e atualizada regularmente, se você quiser usá-la efetivamente.

Local de trabalho organizado e revisão semanal do seu sistema aumentam a produtividade

Todas as listas de materiais devem estar acessíveis no seu local de trabalho. Crie uma "cabine de controle" - um sistema móvel funcional para obter acesso a informações onde quer que você esteja. É extremamente importante criar uma lista e um sistema de arquivos que você possa levar para onde quer que vá: mesmo se você estiver preso no aeroporto ou em uma tempestade de neve, ainda poderá ser produtivo.

A técnica GTD permite que você se sinta calmo e controle todos os projetos atuais: monitore seu progresso e verifique se estão avançando.

Seu sistema de produtividade deve sempre permanecer relevante e completo. Sua mente relaxará e poderá se concentrar totalmente na tarefa somente se você confiar no seu sistema.

Ao revisar todas as suas listas semanalmente, você garantirá que seu sistema permaneça funcional - cada projeto atual está associado a pelo menos uma "Próxima Ação" em uma lista relevante e facilmente acessível. Você terá uma idéia geral de tudo o que acontece. A revisão ajuda a ver a "floresta" sem perder de vista as "árvores".

A quantidade de tempo gasto em uma revisão semanal depende de quanto tempo você precisa para se sentir seguro e criar confiança no sistema.

Planeje sua revisão semanal, como sexta-feira à noite. Isso permitirá que você feche seu trabalho e saia para o fim de semana com a cabeça limpa e uma sensação de controle.

O planejamento natural esclarece os objetivos e as próximas etapas de seus projetos

O desenvolvimento do projeto é um processo pouco natural e ilógico. Você deve pensar e planejar todas as etapas com antecedência, ainda não imaginando um objetivo claro. Use um método de planejamento natural que reflita suas atividades diárias.

Um exemplo de ação cotidiana: você está com fome e forma um objetivo vago ("eu tenho que comer alguma coisa"), e depois especifique ("eu quero pizza"). Nesse ponto, várias idéias aparecem em sua cabeça sobre como atingir esse objetivo ("Posso assar pizza, pedir ou ir a um restaurante"). Quaisquer etapas que você precise tomar ao longo do caminho se tornam evidentes.

Aplique essa maneira de pensar em seus projetos reais: comece com a definição de propósito mais específica. Nunca é demais gastar tempo estabelecendo metas, pois todas as ações subsequentes dependerão disso. Quando o objetivo estiver claro, sua mente começará automaticamente a fazer um brainstorming. Então você pode ter as idéias necessárias para atingir a meta. Uma boa tática é começar a debater de fora; por exemplo, anote e salve suas idéias no papel.

Depois de reunir todas as suas idéias, você precisa organizá-las e agrupá-las e, em seguida, identificar as ações específicas necessárias para concluir o projeto.

O planejamento natural esclarece bastante o trabalho no projeto e o torna interessante, rápido e intuitivo.

A coisa mais importante

Como trabalhar de forma eficiente e com a cabeça limpa?

Seu cérebro é uma ferramenta de pensamento, não um dispositivo de armazenamento. Se você quiser pensar com clareza, precisará de uma "cesta de coleta de material" confiável fora de sua mente.
Retire o lixo - esvazie todas as "cestas" externas semanalmente.
Ao classificar as "cestas", classifique o material de acordo com as listas temáticas.

Ferramentas simples compondo o método GTD

A lista "Projetos" fornece uma visão geral de todos os seus projetos em andamento.
Use o calendário e as listas de próximas ações em vez de uma lista de tarefas diárias.
As listas de espera são muito úteis quando você trabalha com outras pessoas.
Salve as informações de um dia específico em um calendário ou arquivo.
Todas as idéias potencialmente interessantes devem ser incluídas na lista Uma vez / Possivelmente.
Um local de trabalho organizado e uma revisão semanal do seu sistema são indispensáveis para o trabalho produtivo.